Projectbeheer
Wat wij verstaan onder projectbeheer
Projectbeheer is het proces van plannen, organiseren en coördineren van alle benodigde middelen en activiteiten om een project succesvol en efficiënt te realiseren. Voor zelfstandige ondernemers betekent dit dat elk project helder en overzichtelijk wordt begeleid, met oog voor hun specifieke doelen, budget en tijdsplanning. Het doel is om hen te ontzorgen en te verzekeren dat projecten op een georganiseerde manier tot het gewenste resultaat komen.
Ons aanbod
Bij Serjeus begrijpen we dat effectief projectbeheer draait om duidelijke communicatie en het afstemmen van belangen tussen alle betrokken partijen—van opdrachtgever tot uitvoerder. Onze ervaring met uiteenlopende projecten leert ons dat communicatie vaak de belangrijkste succesfactor is. Wanneer iedereen goed geïnformeerd is en dezelfde doelen voor ogen heeft, vergroot dat de kans op een geslaagde realisatie aanzienlijk.
Naast communicatie zijn tijd, budgettaire middelen en resources van essentieel belang voor het succes van een project. Daarom starten we elk project met een nauwkeurige scope-definitie. De scope beschrijft wat er precies gerealiseerd moet worden, en zelfs wat er expliciet buiten het project valt. Deze afbakening zorgt ervoor dat alle partijen goed op één lijn zitten, en voorkomt misverstanden of verrassingen onderweg.
Afhankelijk van de complexiteit en aard van het project hanteren we een traditionele ‘waterval’-benadering, een agile-werkwijze met iteratieve sprints, of een hybride aanpak. Zo zorgen we altijd voor een maatwerkoplossing die de kans op succes vergroot.
Een project bij Serjeus betekent niet per se dat er een nieuwe toepassing gebouwd wordt. Ook het optimaliseren van bedrijfsprocessen kan een waardevol project zijn, als het bijdraagt aan uw bedrijfsdoelen. Cruciaal is dat een project een duidelijk begin en einde kent, in tegenstelling tot operationele taken die uw dagelijkse werking ondersteunen. Het inrichten van een nieuwe werkomgeving bijvoorbeeld, zien wij als projectmatig werk. Het beheren van voorraden of plannen van werkschema’s daarentegen vallen onder operationele activiteiten.
Het is onze missie om uw onderneming te ondersteunen bij het realiseren van concrete meerwaarde, zonder blijvende afhankelijkheid van onze diensten. Met die filosofie in gedachten richten wij ons bij voorkeur op projecten die duurzame waarde toevoegen. Mocht u echter tijdelijk ondersteuning nodig hebben bij operationele taken, kunnen wij hierin flexibel zijn en u bijstaan waar nodig. Neem gerust contact met ons op, ook bij twijfel over wat onder projectmatig werk valt—wij denken graag met u mee.
Enkele concrete voorbeelden
We lichten graag enkele concrete projecten toe.
Gegevensbescherming en risicobeperking van patiëntengegevens
Een kleine paramedische praktijk vroeg ons om advies over het beschermen van hun gegevens met een beperkt budget. Hun zorgen gingen zowel over het risico op hacking als over het mogelijke verlies van cruciale gegevens door verlies of diefstal van een laptop, die vaak mee werd genomen tussen consultaties door.
Serjeus heeft eerst de huidige situatie geanalyseerd en een op maat gemaakt advies uitgebracht dat paste binnen de financiële mogelijkheden van de praktijk. Dit advies leidde tot een praktisch project waarbij we een oplossing implementeerden die de gegevensbeveiliging maximaliseert en tegelijkertijd gemakkelijk te onderhouden is.
Dankzij deze aanpak kan de praktijkbeheerder zich nu met een gerust hart richten op de zorgverlening, zonder zich zorgen te maken over de veiligheid van gevoelige gegevens. De oplossing is zo opgezet dat verdere tussenkomst van Serjeus niet nodig is, waardoor de praktijk nu zelfstandig de bescherming van hun gegevens kan handhaven.
Van voorraadchaos naar voorraadbeheer
Een zelfstandig ondernemer implementeerde een voorraadbeheersysteem en gaf enkele medewerkers de taak om ermee aan de slag te gaan. Helaas leidde dit al snel tot problemen: er waren verkeerde keuzes gemaakt, waardoor de structuur juist onduidelijker werd, en niemand had een goed overzicht van hoe het systeem werkte of zou moeten werken. Om het nog complexer te maken, had de medewerker die de meeste kennis over de opzet had, intussen het bedrijf verlaten.
Serjeus werd ingeschakeld om orde op zaken te stellen. We zorgden ervoor dat het voorraadbeheersysteem efficiënt werd ingericht en optimaal functioneert. Dit stelde het bedrijf in staat om eenvoudig een jaarlijkse inventarisatie uit te voeren, waarbij meer dan 6.000 artikelen zijn gedefinieerd en geladen op basis van leveranciersprijslijsten, historische verkoopdata, productcatalogi en specificaties van fabrikanten. Elk artikel kreeg een eigen, passende barcode, wat het voorraadbeheer aanzienlijk vereenvoudigde.
Om de continuïteit te waarborgen, hebben we uitgebreide documentatie opgesteld en duidelijke werkinstructies gemaakt voor huidige en toekomstige medewerkers. Zo is er nu niet alleen een werkend systeem, maar ook een gestructureerde en begrijpelijke basis voor effectief voorraadbeheer in de toekomst.
Project Management Office: procesverandering
Een bedrijf met een kleine, interne IT-afdeling benaderde ons met de vraag om hun IT-projectbeheer op orde te brengen. De afdeling kreeg te maken met een stortvloed aan verzoeken voor wijzigingen in hun ERP-systeem, variërend van kleine aanpassingen tot grote herzieningen. Naast de hoeveelheid verzoeken ontstond er een nieuw probleem: sommige aanvragen stonden lijnrecht tegenover andere, wat leidde tot verwarring en inefficiëntie. De IT-medewerkers zagen hun werkdruk exponentieel toenemen, niet alleen door de hoeveelheid werk maar ook door de noodzaak om reeds geïmplementeerde veranderingen weer ongedaan te maken om aan nieuwe, tegenstrijdige verzoeken te voldoen.
Om de situatie te stabiliseren, ontwierp Serjeus een gestructureerd proces dat helderheid en richting bracht in het beheer van deze verzoeken. Dit proces werd vervolgens besproken met en goedgekeurd door zowel de directie als de IT-afdeling, waarna het werd geïmplementeerd. Het doel was om de verzoeken te stroomlijnen en prioriteiten aan te brengen die in lijn waren met de bedrijfsdoelen, zodat de IT-afdeling zich kon richten op de meest waardevolle taken voor de organisatie.
Het nieuwe proces had verschillende belangrijke doelstellingen. Ten eerste werd er transparantie gecreëerd door een overzicht te maken van alle verzoeken, die continu aan alle betrokken partijen werd gepresenteerd. Elk verzoek werd bovendien getoetst aan de bedrijfsdoelstellingen, het beschikbare budget en de capaciteit van interne en externe resources. Zo kon Serjeus ervoor zorgen dat alleen de meest haalbare en zinvolle projecten doorgevoerd werden. Daarnaast werd een dynamische prioriteitsrangschikking toegepast, die kon wijzigen naargelang de omstandigheden en behoeften van het bedrijf, waardoor de focus steeds bij de juiste projecten lag.
Om het proces levendig te houden en bij te sturen waar nodig, werden ook verschillende overlegstructuren opgezet, elk met een specifieke taak en focus. Dit zorgde voor een georganiseerde aanpak en de mogelijkheid om het proces voortdurend aan te passen aan veranderende omstandigheden. Dankzij deze stappen heeft het bedrijf nu een stabiele en efficiënte aanpak voor hun IT-projectbeheer, wat de IT-afdeling in staat stelt om strategisch te werken en waarde toe te voegen aan het bedrijf.